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Una secretaria, también denominada en algunos lugares del mundo como auxiliar administrativa, es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del directivo con el cual colabora, es decir, la secretaria del presidente de una empresa es de alguna manera la gestora de su tiempo para que este no tenga más que preocuparse que en lo que respecta a la toma de decisiones de la empresa para así conseguir mejores clientes, del resto se encargará la secretaria.
Entonces, si se quiere disponer de una efectiva gestión empresarial será imprescindible contar con una persona eficiente que despliegue este cargo, ya que por ella pasarán mayormente todas las diligencias/ actividades de una organización.
Sus principales funciones o actividades se encuentran ligadas a lo que se conoce como trabajo de oficina, tales como tramitar la entrada y salida de correspondencia, recepción de documentación, atención de llamadas telefónicas, atención de visitas y de proveedores, archivo de documentos, realización de cálculos, reportar a su superior todo aquello inherente a su área, estar al corriente de la tramitación de expedientes, manejo de la agenda, tanto la de reuniones como la de contactos y su mantenimiento de manera organizada y actualizada, manejo de todas aquellas herramientas de una oficina, como ser la fotocopiadora, la impresora, el fax, la computadora, entre otros, manejo de idiomas, preferentemente el inglés, pero por supuesto que cuantos más maneje será mucho mejor, ya que sus condiciones y aspiraciones podrán ser mucho más altas dentro de la organización en la cual se desempeña y poseer conocimientos en materia de protocolo institucional y empresarial.
Si bien no requiere de largos años de estudio como las carreras de grado, la de Secretaria es una profesión que también puede estudiarse y que por supuesto reúne todas aquellas actividades que se le requerirán a quien desempeña el puesto.
Generalmente, a quienes aspiran al cargo se les realiza una breve prueba en aquellas cuestiones específicas que se buscan, por ejemplo que maneje tal o cual programa informático o que hable y escriba en perfecto inglés.
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